Skip to content

Ondernemen: De mailbox de baas

Ik kreeg vragen over hoe ik de vele mails die ik per dag ontvang [de teller staat op dit moment op 100] organiseer. Na geploeter en het lezen van heel wat boeken heb ik mijn eigen mailsysteem ontwikkeld en ben ik de mailbox de baas! Het blijkt uiteindelijk heel makkelijk te zijn, jij kunt dat ook!

foto blog mails met marjet confetti collective

9 Maanden lang had ik de luxe een eigen officemanager te hebben. Wat een verademing was dat! Het voelde als een cadeau, ik kreeg de tip van een vriend van mij. Ze nam direct de mailbox over, telefoon en een deel van de administratie. Zo kon ik mij focussen op het creatieve werk, wat ik zo mistte. Zo bleef ik deze maanden in leven, haha!

Op een gegeven moment mistte ik het contact met mijn klanten en dat stukje ondernemen. Uiteindelijk kan een officemanager je werk nooit voor 100% overnemen. Dus besloot ik weer na een hele drukke periode mijn eigen officemanager te worden, ik geniet van de uitdaging die dat met zich meebrengt.

De combinatie creativiteit & organisatie is natuurlijk niet te doen. Daar is bijna onmogelijk balans in te vinden aangezien inspiratie komt en gaat waar en wanneer het wilt. Geloof mij, die stop je niet binnen kantooruren. Organisatie is.. organisatie.

Ik heb er voor gekozen artiest te zijn en daar is organisatie voor nodig als je in opdracht werkt en wanneer ik organiseer is er meer ruimte om te creëren. Want al heb ik niet veel nodig, de eerste levensbehoefte zijn niet gratis waar ik woon. Nog niet, want ooit.. ach, daar schrijf ik later over.

Het is bewezen dat hoe efficiënter je de dag organiseert, hoe minder creatief je bent. Ik kan je vertellen uit ervaring, dat is waar. De wetenschap begrijp mij! Intussen heb ik wel een hele fijne manier gevonden om mijn mail te organiseren.

Lets kick the mailbox - met marjet

Zo organiseer ik mijn mailbox

  • Alle inkomende mail vanuit verschillende mailadressen laat ik binnenkomen via 1 adres bij Gmail. Zo weet ik dat ik niks over het hoofd zie en heb ik altijd en overal toegang tot mijn mail.
  • In mijn mailbox heb ik 4 [dus niet meer] belangrijke mappen aangemaakt:
    • Archief
    • Behandelen deze week
    • Behandelen later
    • Wachten
  • Ik open een aantal keer per dag mijn mailbox. Als nieuwe e-mails binnenkomen scan ik ze kort en beoordeel ik of de mail binnen 1 minuut afgehandeld kan worden.
    • Ja? Dan doe ik dat direct en verplaats ik het afgehandelde bericht naar archief. Ik verwijder nooit mijn mails! Het is fijn om er op terug te kunnen vallen via de zoekbalk. Je weet nooit waar het goed voor kan zijn en in deze map staan ze je niet in de weg.
    • Nee? Dan plaats ik de mail in de behandel deze week map en pak ik het later, maar wel deze week op. Vaak stuur ik een berichtje naar de afzender dat de mail in behandeling is genomen.
    • De behandel later map is voor de e-mails die minder belangrijk zijn en die ik later of misschien nooit oppak. Dit kan een nieuwsbrief van een leverancier zijn.
    • In de map wachten zet ik mails waarvoor actie wordt verwacht van een andere partij. Wanneer je bijvoorbeeld een vraag uit hebt staan en hierop moet wachten maar wat je niet uit het oog wilt verliezen.
  • 1 Keer in de week heb ik een kantoordagje, dan behandel ik alle mails die wat meer tijd nodig hebben, maak ik de planning voor de aankomende week rond, loop ik alle berichten in ‘wachten’ na en doe ik mijn overige administratie. Ik vind het allemaal bere interessant maar voor een ADD-er niet altijd even makkelijk, dus heb ik mij getrakteerd op een prachtige werkplek bij Hashtag Workmode in Amsterdam. En ja, dan sta ik de ochtend van mijn kantoor dagje met plezier op en drink ik koffie met super mooie en inspirerende vrouwen.

Dit helpt mij om aan het einde van de dag mijn inbox leeg te hebben en man, wat geeft dat een rust! Ik ben heel benieuwd naar jouw ervaring! Deel je die in de comments?

 

foto’s: confetti collective ism metmarjet

Be First to Comment

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *